Lembretes

Visão geral

O Lembretes serve para não deixar nada cair no esquecimento. Você cria um lembrete, escolhe quando ele dispara e quem é avisado, e o Operax cuida do resto. Pode ser um retorno de cliente daqui a seis meses, um follow-up amanhã de manhã, ou uma cobrança que se repete todo dia 5. É um recurso pago, contratado à parte do plano principal.

O lembrete não vive preso à agenda. Ele se liga ao que você quiser: um contato, um card do funil, uma ordem de serviço, ou nada.

Criar em três passos

A criação é um wizard, sempre com os três passos, venha ela do painel, da conversa, do card ou da ficha do contato.

1. O quê. Título, conteúdo e sobre o que é o lembrete. Aberto de uma conversa ou de um card, o alvo já vem preenchido.
2. Quando. Data, hora e repetição. Aqui também entram os avisos antes da data.
3. Quem e por onde. As pessoas que serão avisadas e os canais de cada uma.

No fim, uma tela de revisão conta em português o que vai acontecer, por exemplo: aviso você e a Recepção pelo sino, e a Maria no WhatsApp, 7 dias antes, 1 dia antes, 2 horas antes e no dia 25/08 às 19:51. Se já existir lembrete parecido para o mesmo contato na mesma data, a revisão mostra quem criou e quando dispara, e você decide entre voltar e ajustar ou criar assim mesmo.

Avisos antes da data

Um lembrete pode avisar mais de uma vez. Marque 7 dias antes, 1 dia antes, 2 horas antes, o que fizer sentido, até seis avisos por lembrete, além do disparo no dia. Se precisar de um intervalo que não está na lista, digite o seu.

Aviso que cairia no passado não é criado, e a revisão diz isso. Os avisos antes da data valem também no lembrete que se repete: mensal com aviso de 1 dia gera, todo mês, um na véspera e um no dia.

Quem recebe

A equipe pode ser avisada de cinco formas, e dá para combinar: eu, pessoas escolhidas, um setor, um perfil de acesso, uma fila de atendimento ou a empresa toda.

Setor, perfil, fila e empresa são resolvidos na hora do disparo, não na hora da criação. Quem entrou na Recepção depois passa a receber; quem saiu para de receber. Você não precisa voltar no lembrete a cada mudança de equipe.

O contato só recebe por WhatsApp ou e-mail. Você e a equipe recebem por sino, aviso no computador ou e-mail. No mesmo lembrete dá para avisar o cliente e a equipe.

Modelos de WhatsApp e as variáveis

Fora da janela de 24 horas, a Meta só entrega mensagem feita a partir de um modelo aprovado por ela. Por isso o campo de modelo lista apenas os aprovados.

Escolhido o modelo, o wizard mostra cada variável dele e você diz de onde vem o valor:

• Automático: o Operax preenche com o dado do próprio lembrete, como o nome do contato ou a data do disparo. A linha mostra um exemplo.
• Fixo: você digita o valor agora, e ele vale em todos os disparos.
• Preencho depois: fica pendente, e um dia antes de cada disparo você recebe um aviso com link para preencher.

Se a hora chegar e a variável continuar vazia, o WhatsApp não é enviado, e a linha do tempo do lembrete registra que faltou aquele valor. Os avisos internos saem normalmente. Mensagem com variável por preencher nunca sai.

Se a empresa ainda não tem nenhum modelo aprovado, o WhatsApp para o contato aparece desabilitado com o motivo e um atalho para Canais. O resto do lembrete funciona igual.

A tela de lembretes

A lista é sua. Duas abas no topo: Meus, os que você criou, e Comigo, os que outra pessoa definiu para você, seja pelo seu nome, pelo seu setor, pelo seu perfil, pela sua fila ou por um lembrete da empresa toda.

Ninguém vê a agenda de aviso de outra pessoa, com uma exceção: quem tem permissão de ver todos os lembretes, tratada mais abaixo.

Nos seus lembretes você pausa, retoma, cancela e abre o detalhe. Num lembrete que definiram para você existe Não quero mais este aviso. Sair tira você dos avisos daquele lembrete e não muda nada para as outras pessoas. A linha continua na aba Comigo, marcada como fora, com a ação Voltar a receber.

A saída vale por pessoa e por lembrete. Se você saiu de um lembrete do setor e depois muda de setor, continua fora daquele lembrete.

O detalhe conta quem criou e por que você está recebendo, por exemplo "porque você está no setor Recepção".

A linha do tempo do lembrete

Cada lembrete tem uma trilha em ordem de tempo, com hora e autor, que junta duas coisas:

• O que as pessoas fizeram: quem criou, quem editou, quem pausou, quem retomou, quem cancelou, quem saiu do aviso e quem voltou.
• O que foi enviado: "avisou Maria Souza no WhatsApp às 09:00", "e-mail para Ana falhou: caixa cheia", "WhatsApp pulado: faltou o valor de uma variável".

Quando o WhatsApp é recusado, o motivo vem da Meta e aparece ali junto. É o que explica um disparo que o sistema aceitou e o cliente não recebeu.

Dá para filtrar entre tudo, só envios e só ações.

Acompanhar os lembretes da empresa

Quem tem permissão de ver todos os lembretes acompanha o que a empresa inteira criou, com filtro por dono e por status, e abre qualquer detalhe e a linha do tempo. É leitura: nesse modo não dá para pausar, cancelar ou editar o lembrete de outra pessoa.

Uma coisa precisa estar clara antes de você escrever: o conteúdo do lembrete é lido por quem tem essa permissão. Se você escrever ali um dado sensível, nome de exame, diagnóstico, valor de dívida, esse texto fica visível para a gestão da empresa. O Operax avisa, não trava e não decide por você. A responsabilidade do que vai escrito no lembrete é de quem escreve.

Planos aceitos

Recurso pago. Depois de instalado, o Lembretes aparece no menu Atendimento. Já vem com alguns modelos de exemplo para os avisos internos, que você edita à vontade.